Certificação Digital para Condomínios

Muito embora a certificação digital faça parte de nossas vidas há pelo menos três anos, quando a Caixa Econômica Federal determinou que o acesso ao canal “Conectividade Social” fosse feito somente por meio do certificado digital, muitas ainda são as dúvidas a respeito da certificação digital. Pensando nisso, elaboramos um pequeno guia com perguntas e respostas, que irão esclarecer e alertar sobre a necessidade da certificação digital para condomínios.

O que é?

A certificação digital é uma maneira de se comprovar eletronicamente quem está executando uma ação. Um documento enviado pelo certificado digital vale tanto como qualquer outro documento físico. Os certificados mais comuns são:

A1 – de menor nível de segurança, é gerado e armazenado no computador do usuário. Os dados são protegidos por uma senha de acesso. Somente com essa senha é possível acessar, mover e copiar a chave privada a ele associada. A validade é de um ano.

A3 – de nível de segurança médio a alto, é gerado e armazenado em um hardware criptográfico, que pode ser um cartão inteligente ou um token. Apenas o detentor da senha de acesso pode utilizar a chave privada, e as informações não podem ser copiadas ou reproduzidas. A validade é de três anos.

Por que preciso providenciar a certificação digital?

Desde do início de 2012, só é possível acessar o canal “Conectividade Social” da Caixa Econômica Federal via certificação digital do condomínio, ou seja, para passar dados referentes ao INSS e FGTS dos funcionários ao governo é necessário dispor de certificação digital para o condomínio. Somente com o certificado digital é possível acessar o canal “Conectividade Social”, da Caixa Econômica Federal.

Na esfera municipal, algumas prefeituras já vincularam o acesso ao sistema da notas fiscais eletrônicas através do certificado digital. Muito em breve sem o certificado não será possível proceder com as escriturações das notas e emissão das guias para pagamentos do ISS.
Vale lembrar que o síndico, como representante legal do condomínio, deve zelar pela boa administração, e que as obrigações legais do condomínio sejam cumpridas. Para isso é essencial que o condomínio tenha a assinatura eletrônica.

O que acontece se meu condomínio não providenciar o certificado digital?

Sem o certificado digital não temos acesso aos principais órgãos públicos (Receita Federal do Brasil, Caixa Econômica Federal, Prefeitura) e, sem esse acesso, o síndico não consegue enviar dados importantíssimos referentes aos seus funcionários, e pode, inclusive, ser penalizado com multas pela Justiça do Trabalho, ficar suscetível a processos trabalhistas, entre outros.

Quem não tem funcionários precisa do certificado digital?

Mesmo que seu condomínio não possua funcionários, é necessário investir na Certificação Digital, pois é pelo Canal da Conectividade Social que trafegam dados e informações sobre Imposto de Renda, INSS, RAIS, recibos de pagamentos para autônomos (RPAs), entre outros.

É necessário para todos os condomínios?

Sim, todos, sem exceção, devem ter o seu certificado digital em mãos.

Eu já tenho o certificado. Quando é necessário emitir um novo certificado?

É necessária a emissão de um novo certificado sempre que um novo síndico for eleito, expirar o vencimento do certificado, o certificado for revogado ou cancelado por qualquer motivo.

É possível a emissão do certificado se o síndico não estiver atualizado como representante do condomínio junto à Receita Federal?

Não é possível a emissão do certificado digital enquanto o síndico não estiver atualizado junto a Receita Federal. Essa pequena correção pode atrasar, e muito, aqueles que ainda não emitiram a sua assinatura digital.

Outro problema que pode acontecer devido à desatualização do cadastro na Receita é que o antigo síndico pode ser responsabilizado por erros, fraudes ou má conduta da gestão atual. Por isso é bom estar atento a essa atualização sempre que findar um mandato.

Quais documentos são necessários para a emissão do certificado?

São necessários os seguintes documentos originais:

1. Instituição do condomínio (como se fosse a certidão de nascimento do empreendimento, disponível no cartório de imóveis);
2. Especificação do condomínio (parte da instituição, o documento é feito quando a construtora projeta o condomínio);
3. Convenção do condomínio;
4. Cartão de CNPJ do condomínio;
5. Ata de eleição do síndico, registrada e com a assinatura de um proprietário com firma reconhecida;
6. RG, CPF (ou CNH) e comprovante de residência do síndico.

Posso pedir para outra pessoa fazer o certificado em meu nome?

Não. Apenas o síndico tem poderes para solicitar a emissão de certificado digital em uma autoridade certificadora, sendo vedado ser representado por procurador.

Quem poderá utilizar o certificado do meu condomínio?

Em geral, os condomínios que contam com o trabalho de administradoras devem passar uma procuração eletrônica. Para fazer a procuração para a administradora é preciso entrar no site do Conectividade Social logado com o certificado digital. É nesse ambiente que se outorga a procuração eletrônica para a administradora.

Como a Lello pode te ajudar?

A Lello Condomínios, visando garantir segurança, comodidade e praticidade aos seus clientes, montou uma equipe especializada nos processos de Certificação Digital e firmou parceria com uma empresa certificadora para emissão de certificados em todo estado de São Paulo.

O certificado poderá ser emitido tanto em nossas filiais, quanto no seu escritório ou residência.
Quando da emissão do certificado digital através de nossa parceria, nós disponibilizaremos os documentos necessários, devendo o responsável apenas apresentar o RG e CPF ou CNH.

Um ponto importante a ser ressaltado é que, com o certificado digital, é possível que o síndico ou a administradora tenham acesso imediato às pendências do condomínio, tanto na Receita, Caixa ou Prefeitura e, assim, corrigi-las o mais rápido possível. Anteriormente esse acesso somente era possível através de procurações e agendamentos presenciais.

A Lello é a maior administradora da vida em comum no Brasil, responsável pela gestão de cerca de mais de três mil empreendimentos na Capital paulista, ABC, Campinas, Jundiaí, Piracicaba e no litoral do Estado. Existem hoje cerca de um milhão de pessoas que vivem em locais administrados pela Lello. Sempre a procura de como a tecnologia pode melhorar e facilitar a vida em comum, a Lello tem uma séria de iniciativas pioneiras que está alterando a forma como as pessoas enxergam suas comunidades.