A importância dos processos de gestão em condomínios

Recentemente em nosso blog, falamos um pouco da necessidade em buscar a transparência na gestão condominial. Afinal são mais de 19 milhões de pessoas morando em condomínios e uma movimentação financeira equivalente aos orçamentos anuais de capitais como Curitiba/PR ou Porto Alegre/RS.

Alguns desses condomínios somam anualmente movimentações financeiras próximas a R$ 5 milhões de reais, sim, estamos falando de um único condomínio com cerca de 500 apartamentos.

Diante desse cenário, além de uma gestão extremamente transparente, é necessário a busca pela profissionalização das gestões internas.

Como fazer isso?

Estabelecendo processos claros, objetivos e focados nos principais pontos de uma administração condominial, que entendo ser: gestão de recebimentos, gestão de pagamentos, gestão de colaboradores e gestão da manutenção predial, sendo ela corretiva ou preventiva.

Nas gestões empresariais modernas são estabelecidos processos específicos e estratégicos para o desenvolvimento e busca dos objetivos estabelecidos juntos os sócios, presidentes e conselheiros. No condomínimo não é diferente, o síndico junto com os conselheiros precisam estabelecer os processos estratégicos na administração condominial.

Vamos apresentar apenas 4 processos que podem ser aplicados nos pontos principais da gestão condominial, sendo eles:

• Conhecimento;
• Informação;
• Planejamento;
• Relacionamento;

Nota-se que esse ciclo pode ser aplicado em qualquer um dos pontos estratégicos da gestão condominial.

Vejamos o exemplo da aplicação desse processo na gestão financeira:

Conhecimento – Os gestores condominiais precisam conhecer de fato o cenário. Neste caso, estamos falando das finanças, mas poderia ser qualquer outro assunto como já mencionei acima. Quando falamos de gestão financeira, estamos falando desde a análise dos gastos, passando pela elaboração de um orçamento futuro, aprovação em assembleia, aplicação e emissão das cotas condominiais, recebimentos e controle da inadimplência. Entendendo esse processo de conhecimento, certamente, os gestores condominiais poderão transmitir de maneira eficaz a real situação do empreendimento. Como isso pode ser feito? Atráves do acompanhamento diário ou semanal das movimentações do condomínio. Quanto mais rápido as informações forem atualizadas, mas eficazes serão as medidas.

Informação – Tendo os gestores condominiais conhecido o cenário, a implementação do processo de informação rápido e eficaz junto aos condôminos, torna-se mais efetivo. Esse processo consiste em dar ciencia da situação financeira do condomínio, se será ou não necessário um reajuste, se haverá investimentos ou não e quais serão, status da inadimplência do condomínio e as ações estabelecidas para recuperação desse passivo. Enfim a informação clara sobre os itens dará tranquilidade na tomada de descisão. Como isso pode ser feito? Através de comunicados (e-mails, impressos), assembleias e reuniões.

Planejamento – Agora que os gestores condominiais tem conhecimento do cenário e os condôminos foram informados, chegou o momento de planejar. Planejar como serão aplicados os recursos, como serão guardados, onde serão.

E por fim, temos o processo de:

Relacionamento – Talvez seja um dos pontos mais simples e complexos ao menos tempo. No seguimento de administração condominial já me deparei com várias situações onde o grupo gestor do condomínio – Corpo Diretivo – tinha problemas entre si, quem dirá relacionar-se com os demais condôminos. Ah permitam-me um comentário adicional, quando escrevo sobre relacionar-se, não é a busca por interesses pessoais, mas relacionar-se é buscar os interesses condominiais, através de reuniões, eventos, festas e etc. Temos históricos de condomínos que ao implementar processos ou medidas que buscavam o relacionamento intencional com os demais condôminos, boa parte dos problemas foram sanados.

Bem, como escrevi, qualquer um dos processos, Conhecimento, Informação, Planejamento e Relacionamento podem ser aplicados nos principais pontos de da gestão condominial, Recebimento (financeira), Colaboradores, Pagamentos e Manutenção.

A Lello é a maior administradora da vida em comum no Brasil, responsável pela gestão de cerca de mais de três mil empreendimentos na Capital paulista, ABC, Campinas, Jundiaí, Piracicaba e no litoral do Estado. Existem hoje cerca de um milhão de pessoas que vivem em locais administrados pela Lello. Sempre a procura de como a tecnologia pode melhorar e facilitar a vida em comum, a Lello tem uma séria de iniciativas pioneiras que está alterando a forma como as pessoas enxergam suas comunidades.