Planejamento no condomínio – Tudo que você precisa saber

A gestão dos condomínios residenciais no Brasil se aproxima, e muito, da de empresas de médio e grande porte. A legislação vigente impacta as edificações em diversos aspectos: trabalhista, fiscal, contábil, tributário. Trata-se de, portanto, uma tarefa complexa que exige do síndico e do corpo diretivo aguçada capacidade administrativa e, sobretudo, planejamento.

Ter um planejamento financeiro sólido é fundamental para manter o equilíbrio das contas de um condomínio. O apartamento próprio é, para a maioria das pessoas, o único bem de que elas dispõem, e esta é a principal razão pela qual é preciso zelar pelo patrimônio que é de todos.

Um condomínio com dívidas, inadimplência alta, passivos trabalhistas e problemas de fluxo de caixa é um empreendimento desvalorizado, e consequentemente as unidades residenciais contidas nele também o são. Para evitar um cenário como esse são necessárias boa gestão e participação ativa do grupo de moradores.

O primeiro passo é o condomínio não gastar mais do que arrecada. Do contrário, em pouco tempo será preciso utilizar o fundo de obras para pagar as despesas correntes, e isso é muito ruim. Os condomínios, com o tempo, envelhecem e, desta forma, precisam passar por obras de melhorias, modernização e acréscimos tecnológicos para não ficarem obsoletos. Usar recursos reservados a benfeitorias para pagar as contas do mês inexoravelmente provocará a deterioração patrimonial com o passar dos anos.

O papel do Síndico

Os síndicos ainda precisam cuidar para que a cota mensal do condomínio paga pelos moradores se mantenha o mais estável possível ao longo do ano, realizando o planejamento financeiro com antecedência e submetendo esses itens à aprovação da assembleia.

Uma das medidas importantes é revisar o número de horas extras realizadas pelos funcionários, para ver onde e como é possível cortar. É comum que nas folgas e férias de porteiros, por exemplo, os zeladores realizem sejam escalados para fazer a cobertura, recebendo horas extras por isso. Mas nem sempre é um bom negócio. Muitas vezes a contratação de um folguista sai mais em conta para o condomínio.

Outra questão fundamental é planejar o rateio, em 12 cotas, do dissídio dos funcionários e do pagamento de 13º salários e encargos. Desta forma, evita-se que o valor da cota condominial paga mensalmente pelos moradores possa sofrer aumentos de até 15% nos últimos meses do ano em razão de obrigações sazonais.

A folha de pagamento de um condomínio, somados salários e encargos, representa, em média, 50% do total das despesas mensais toda vez que o percentual gasto com a folha de funcionários superar os 50%, é importante reavaliar. Certamente existem oportunidades de melhoria e otimização de receitas escondidas em uma folha de pagamento mal gerenciada.

Índice de inadimplência

O planejamento de despesas também passa por verificar o índice histórico de inadimplência do condomínio e projetar esse deficit no orçamento, evitando, desta forma, maiores problemas com o fluxo de caixa do prédio.

O índice de inadimplência não deve ultrapassar a casa de 4% a 4,5% dos boletos em aberto por 60 dias ou mais. Acima disso é um sério risco para a saúde financeira do condomínio e para a capacidade de se pagar todas as contas em dia utilizando-se apenas os recursos da arrecadação mensal ordinária.

É importante, ainda, que o síndico verifique as datas de renovação dos contratos de manutenção e conservação, como de elevadores e bombas, por exemplo, para também projetar o índice de reajuste no orçamento do condomínio.

Uma previsão orçamentária adequada é fundamental para garantir o cumprimento do plano de trabalho do condomínio e a cobertura de todos os custos operacionais com funcionários, concessionárias de luz e água e prestadores de serviços, a exemplo de empresas de manutenção e conservação de bombas, portões e elevadores, entre outros itens.

Por fim, para colocar em prática a boa gestão e o planejamento financeiro, síndico e corpo diretivo devem procurar envolver os demais moradores na administração do condomínio. Os condôminos fazendo parte do dia a dia da gestão podem sugerir ideias interessantes e alternativas inteligentes para gerir o orçamento do condomínio. O morador deve incentivado a se interessar pela administração do condomínio, acompanhando os gastos e propondo alternativas que aperfeiçoem a administração para a redução das despesas e valorização patrimonial do empreendimento.

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